オフィスのペーパーレス化

日記  2008/1/15

身の回りにある書類を全て電子化することを、オフィスのペーパーレス化と言いますが、実際に書類を電子化するとかなり便利であることに気づきました。まず、電子化するには毎分数十枚の読み取りが可能な自動読み取りができる高速スキャナとPDF編集系のソフトが必要です。


まず、私が導入したのは「Canon DR-5010C」毎分50枚も読み取ることができるA3対応タイプです。
お手ごろな値段の機種では「ScanSnap S500」がオススメです。
この高速スキャナを使えば、原稿をセットするだけで自動で読み取り、高圧縮のPDFを生成してくれます。初心者でも簡単にスキャンできます。

また、読み取りと同時にOCR処理を施すことで、精度の問題はありますが全文検索を実現できます。
より精度の高いPDF全文検索をしようとするならば、OCR処理のあとPDFにキーワードを埋め込みます。
キーワード埋め込みによって、今まで眠っていた書類もグーグル検索のように全文検索にて書類を捜すことができるのです。

この全文検索がペーパーレス化の最大のメリットでしょう。
通常であれば一枚づつ目で探さなければいけない書類を、キーワードを打ち込むだけで誰でも簡単に検索できるだけではなく、データを共有することもできます。

そして、ペーパーレスをすることで書類棚や机の中がガラガラに空きます。
つまり電子化することで省スペース化を計れるのです。

また、ペーパーレス+データーベース化をすることで書類保管よりもセキュリティを高く設定可能です。例えば、権限がないと一定のPDFは閲覧できないようにすることや、アクセス履歴などをデータ化することで実現可能なのです。

事例としてクセロPDFServerを導入したキャノン販売株式会社の記事があります。
この会社では、外部から書類を持ち込んだらすぐにスキャンして原本はシュレッダーするようです。
ペーパーレスはメリットが多数ありますね。

※オフィス移転を機にペーパーレス化。 組織の枠を越えた協力でコスト削減。

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